对基层社保业务档案管理工作的几点思考

社会保险业务档案管理贯穿于社会保险参保登记、申报核定待遇核发、稽核、社会化服务等经办业务的全过程，是对参保单位和职工权益的真实记录，是社会保险经办机构在具体经办社会保险事务的活动中形成的，作为历史保存以备考查的文件。社会保险业务档案管理工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。做好社会保险业务档案管理工作，服务人民群众，是推动档案事业又好又快发展的有力保障。

一、社会保险业务档案管理工作的意义
     1.社会保险业务档案管理是指保险的相关部门对社会保险业务档案进行归纳、总结、分类、归档、装订、保管、利用、移交以及摧毁等等一系列工作的过程。是社会保险经办机构与参保职工间接或直接相关活动的真实记录，更是把握社会保险事业发展规律的重要依据。它记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载，包括为广大参保人员在缴费明细、流向转移、劳动事务代理、特殊工种退休、死亡等提供第一手资料，其完整安全直接影响着参保人员切身利益。
     2.社会保险业务档案管理是保险人员缴费数据统计收据的良好保障；它可以减少管理漏洞，降低舞弊差错，促进社会保险事业的发展，对保险行业的发展体育和促进作用；它可以保障社会保险行业走可持续发展道路，是社会保障管理活动的历史记载，是维护群众权益的原始凭证。社会保险业务档案管理，作为劳动就业和社会保障体系专业档案的一个重要组成部分，对发挥社会保险维护社会和谐稳定作用，对于促进社会保险事业发展具有重要意义。

二、基层社会保险业务档案管理工作存在的问题
     1.基层社会保险业务档案管理工作存在制度不规范、不完善、职责不明确等诸多问题。业务档案管理没有一套通行的、能体现社保工作特色的档案管理规范模式。如一些基层单位社保业务档案工作虽纳入社会保险管理制度，但无固定的专门档案室，社会保险档案管理参保人员的档案被随意分散保管、分割保管、分室存放。
     2.社会保险业务档案管理缺乏科学性，现代化管理水平不够，缺乏必要的软硬件设施。一些基层社会保险业务档案未实现电子化管理，相关信息未录入计算机系统，不便于业务档案快速准确地检索使用。业务档案入库后的管理仅仅停留在存档入库、排列上架和维护保管，档案管理人员的职责仅相当于仓库保管员。档案的查阅很困难。
     3.社会保险业务档案管理基础设施落后，特别是基层档案室，对档案的保护保管经费投入不足，体现在设施设备老化、配套不齐，库房内缺少灭火器以及基本的通风除湿等专用设备。更谈不到通风隔光、消毒等必要的工作。
     4.社会保险业务档案管理分类不清，档案材料纸张样式大小不一，装订不规范，装具不达标，封皮目录填写不规范，给业务档案的集中管理和查阅利用造成困难。
     5.档案升级工作重名不重利，档案利用效率低。有的经办机构只是把档案升级工作当做上级工作任务，花费人力、物力、财力，使社会保险业务档案管理工作达到一定的标准，个别单位在达标升级工作中只重视硬件建设而忽视软件建设，没有真正按照管理办法归档整理。
     6.基层社会保险业务档案管理人员业务素质参差不齐，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者，往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。专职档案员调换频繁，部分档案管理人员有看摊守业思想。还有一些单位业务档案工作多由社保经办机构有关业务人员兼任，兼职的这些社保业务人员主观上重业务轻档案，他们没受过档案管理基础知识培训，不知道怎样管理档案，造成档案资料残缺、整理不规范等现象。

三、对基层社会保险业务档案管理工作的几点思考
     1.领导重视决定着基层社保业务档案管理工作的发展程度。切实加强对社保业务档案管理工作的领导，重视社会保险档案管理工作，把档案工作列入领导的议事日程，档案管理工作才能发挥更大的作用，从而更好地为社会发展服务。
     2.大力宣传档案法规，强化档案意识。国家人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》的施行，将社会保险档案工作纳入规范化管理。《规定》对社保档案的管理年限、管理人员的职责、社保管理类别、社会保险费征缴办法以及养老、医疗、失业、工伤、生育五大保险应享受的待遇，做出了详细的规定，使我国社保档案的管理，做到了有法可依。基层社会保险档案管理工作要全面贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》及有关法规，使社保档案的管理做到有法可依，以实现档案制度化、规范化、信息化、专业化管理。
     3.基层社保业务档案工作管理要加强构建健全的管理机制，规范管理档案，形成一个门类比较齐全、管理有序的综合档案规范体系。建立并严格执行业务档案移交、保管、借阅、销毁制度，确保业务档案安全完整，有效利用。建立各项编制检索借阅制度，充分发挥档案作用，为现实工作服务。归档资料要齐全，这样才能保证查借档案内容的广泛性，为查找和利用档案提供方便。收集档案利用的实际效益，促进档案利用率的提高。积极探索档案现代管理模式，对档案管理工作施行科学性、系统性管理，真正做到档案管理科学化、现代化。
     4.由上级档案主管部门和上级社保主管部门联合制定相关办法，促社保业务档案管理上台阶，以适应当前社保工作的需要。给基层社保经办机构建立档案室，指派专业的档案管理人员对社会保险业务档案进行集中统一管理、确保完整，收集、整理、保管各环节科学规范，便于社会利用。
     5.树立先进的经营管理理念，建立微机化管理机制，实现档案的现代化管理。建立健全社会保险档案门类是档案基础建设的基础，微机化管理是社保档案管理的发展方向，着力进行档案管理软件开发，实现现代化管理，利用计算机模拟人工立卷，通过文件类别的选择直接生成保管期限，既避免了人工分类不准的现象，降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又利用微机管理档案，全面、准确、快速的提供档案资料，充分发挥档案为业务经办工作服务的作用。
     6.加强档案管理工作队伍建设，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力，培养专业化的综合型人才。社保档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，按照《全国档案信息化实施纲要》的要求，档案管理人员必须掌握一定的法律和业务知识，具备计算机实际操作能力。加强现代社保业务技术档案管理，逐步推行磁存储技术，实现不同载体档案的体化空间，将计算机多媒体的介入，为此，社保部门应与档案行政管理部门加强联系，积极组织社保档案人员进行培训，开展经验交流；同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案管理工作队伍的连续性。